SAKTI Optimis Jadi Inovasi Baru Pelayanan Administrasi Terintegrasi

0
85
Walikota Bekasi Bersama Fitri Widyati, S.STP, M.Si

BERITA BEKASI – Sebagaimana diketahui penyelenggaraan urusan Pemerintahan Daerah (Pemda) untuk mempercepat terwujudnya integritas dalam pelayanan publik di masyrakat. Pelayanan publik saat ini, memiliki posisi yang harus strategis dan menjadi satu parameter kemajuan suatu daerah, Senin (18/11/2019).

Berdasarkan, tugas pokok dan fungsinya, Sekretariat Daerah (Setda) melaksanakan perumusan kebijakan, koordinasi Pemerintah baik organisasi dan administrasi umum yakni mendorong fungsi melayani masyarakat dengan sesuai Visi Kota Bekasi yang Cerdas, Kreatif, Maju, Sejahtera dan Ihsan.

Dalam hal ini, Kapasitas tata kelola Pemerintahan yang baik merupakan suatu komponen penting yakni pelayanan surat masuk, surat keluar dari kedinasan maupun masyarakat Kota Bekasi yang mengajukan. Oleh karena itu, setiap aktivitas yang berkaitan dengan persuratan harus dilakukan penyimpanan suatu arsip dan di dokumentasi kan dengan baik dan rapi.

Pada saat ini, layanan persuratan selalu digunakan dengan cara menginput dalam bentuk tabel sederhana menggunakan microsoft excel dan hanya berupa penyimpanan dokumen hardcopy.

Yang masih menjadi kendala dalam penerapan mode tersebut, menjadikan manajemen surat masuk dan surat keluar di Bagian TU Setda Kota Bekasi tidak efisien dan efektif karena pencarian dokumen tersebut harus membuka terlebih dahulu data lama dan mencari cari satu persatu dan juga kesulitan dalam hal laporan yang bisa menyebabkan hilangnya dokumen tersebut serta status surat yang belum dapat di monitor oleh pemohon surat.

Kepala Bagian Tata Usaha Sekretariat Daerah Kota Bekasi, Fitri Widyati, S.STP, M.Si dalam Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat III (DIKLATPIM III) Angkatan II di BPSDM Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia melakukan sebuah inovasi layanan persuratan dilingkup Pemerintah Kota Bekasi, yakni Aplikasi SAKTI (Sistem Administrasi Ketatausahaan Terintegrasi Berbasis Teknologi Inforasi).

Layanan ini merupakan isu nasional yang diatur terakhir kalinya melalui Peraturan Presiden (PP) Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) pada paragraf 4 Pasal 45 ayat (1) yang berbunyi “Integritas Layanan SPBE merupakan proses menghubungkan dan menyatukan beberapa layanan SPBE ke dalam satu kesatuan alur kerja Layanan SPBE”.

Dengan layanan SAKTI ini, penyiapan bahan dan pelaksanaan pengendalian, pelaporan, pengelolaan admnistrasi Sekretariat Daerah bisa dikelola dalam satu arsip berbasis Elektronik, begitu pun penyiapan pelaksaan kegiatan keprotokolan, bahan acara, pengaturan jadwal Walikota dan Wakil Walikota agar terintegrasi dalam layanan ini.

Fitri Widyati memaparkan bahwa kendala untuk bisa menimbulkan permasalahan seperti, lambatnya surat yang diterima pimpinan sehingga terhambatnya proses disposisi, sulitnya melacak surat masuk atau keluar sehingga memakan waktu lama, Tracking tindaklanjut atas disposisi atau instruksi tidak terlacak dan belum adanya kontrol agenda sehingga sering terjadi bentrok penjadwalan.

Dirinya sangat optimis dengan pilot project diluncurkan program SAKTI ini untuk penataan terkomputerisasi, pencatatan surat integrasi dan realtime, tracking tindak lanjut, penyampaian instruksi atau disposisi lebih cepat dan warning sistem untuk surat yang tertunda.

Dalam aplikasi SAKTI, dengan melakui sign in melalui email dan memasukan password dari para admin pengelola, akan terlihat dashboard Modul SAKTI yakni surat masuk, surat keluar, instruksi, produk hukum dan agenda sehingga para pengelola admin dapat mengakses aplikasi ini.

Dijelaskan, bahwa target untuk mengenalkan sistem ini melalui jangka pendek adalah Bagian Sekretariat Daerah, terdapat 12 Bagian Setda diantaranya, Bagian Tata Usaha, Bagian Hukum, Bagian Kerja Sama, Bagian Organisasi, Bagian Ekonomi, Bagian Kesejahteraan Sosial, Bagian Hubungan Masyarakat, Bagian Umum, Bagian Perlengkapan, Bagian Barang dan Jasa, Bagian Tata Pemerintah, dan Bagian Pembangunan yang dengan cepat mempelajari sistem ini.

Namun untuk jangka panjangnya, sistem ini akan terintegritas untuk Bagian Organisasi Perangkat Daerah di Pemerintahan Kota Bekasi. Manfaatnya, untuk sebuah organisasi akan mendukung tercapainya Visi Misi Daerah, meningkatkan kinerja organisasi dan sebagai sarana penunjang layanan Kepala Daerah.

Begitupun sama untuk Pemerintah Kota Bekasi sebagai sarana penunjang pengambilan kebijakan Kepala Daerah, memudahkan para pengambil kebijakan baik tingkat daerah maupun Kepala Perangkat Daerah dalam mengakses surat atau dokumen sebagai bahan, sebagai efisiensi pengeluaran Pemerintah Daerah dalam mengalokasikan anggaran penduking administraai ketatausahaan, juga mewujudkan indikator keberhasilan dalam mewujudkan e-Government.

Tentunya, manfaat SAKTI bagi masyarakat juga bisa dirasakan diantaranya memperoleh kualitas layanan yang mudah, cepat, dan tranparansi, dan mendapatkan informasi yang cepat dan akuntabel serta menumbuhkan kepercayaan masyarakat akan peningkatan mutu layanan yang cepat dan tepat.

Walikota Bekasi, Dr. Rahmat Effendi juga angkat bicara mengenai project ini, ia mengatakan membangun sebuah sistem administrasi dalam tata kelola antar lintas dokumen, berharap Kabag TU Setda dapat menciptakan sebuah momen berpikir yang taktis, sistem yang tepat dan regulasi yang baru, pola ini akan mengubah sebuah mindset yang bersangkutan untuk bekerja sebagai seorang birokasi yang profesional.

“Saat menjadi seorang birokasi yang profesional akan menghasilkan produk kinerja yang baik dan benar serta bersih, itulah pendidikan dan pelatihan yang akan menciptakan etos kerja yang baik, saya selaku Wali Kota Bekasi, sangat mendukung sistem yang akan membuat kerja kita taktis,” tandas Walikota saat di ruang kerja. (Ndi)